【概况】 档案馆是学校档案工作的职能管理部门和永久保存并提供利用学校档案的专门机构，对学校各类档案实行集中统一管理和提供利用服务，对学校档案工作进行行政管理，并在职责范围内对学校各单位档案工作进行业务指导、监督和检查，开展学校各类档案的收集整理、管理利用、信息化和资料编研等工作。

档案馆履行以下职责：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作，履行依法治档职责；拟订学校档案工作规章制度、发展规划和工作计划等，并组织实施；接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；组织编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；组织实施档案信息化、数字化建设和电子文件归档工作；开展档案的公布开放和开发利用工作，并为利用档案者提供优质服务和便利条件；建立全校档案工作业务系统，开展全校各单位兼职档案员的业务培训，监督、指导和检查档案二级管理分室及各单位的档案业务工作；利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，为学校开展爱国主义教育、文化素质教育、校史校情教育服务；组织开展档案学术研究和业务交流活动；围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。

档案馆在编专职档案干部5名。档案馆两校区运行，两校区档案馆总建筑面积约1971平方米，主馆设在泉州校区本部李克砌办公楼五楼，建筑面积约358平方米；厦门校区分馆设在郑年锦图书馆二楼，建筑面积约1613平方米。截至2013年12月31日，馆藏学校各类档案情况如下：全宗1个，案卷37676卷（案卷排架长度657米），以件为保管单位的档案84059件（排架长度49米），照片档案24201张，底图1224张，实物358件，馆藏资料2342册，归档电子文件23962件（6GB），数码照片20400张（339GB），数字录音录像17小时（186GB），建有文件级档案机读目录174567条。

2013年1月，学校下发《华侨大学档案管理办法》，对学校档案工作的领导体制、机构设置、人员配置、档案管理、条件保障、档案利用、考核、奖励与处罚等方面进行了详细的规定。

开展规章制度建设。2013年先后出台和修订的19项规章制度如下：《华侨大学档案管理办法》（华大综〔2013〕4号）、《华侨大学档案安全管理工作规定》（华大综〔2013〕94号）、《华侨大学档案鉴定销毁制度》（华大综〔2013〕106号）、《华侨大学会计档案管理办法》（华大财〔2013〕55号）、《关于建立全校兼职档案员队伍的通知》（档案〔2013〕1号）、《华侨大学档案统计年报工作制度》（档案〔2013〕8号）、《华侨大学实物类档案管理细则》（档案〔2013〕9号）、《华侨大学文书档案管理细则》（档案〔2013〕10号）、《华侨大学文件材料归档范围和保管期限表》（档案〔2013〕11号）、《华侨大学档案资料公布与查借阅利用规定》（档案〔2013〕12号）、《华侨大学档案实体分类办法》（档案〔2013〕13号）、《关于建立档案馆紧急查档值班制度的通知》《档案馆两校区档案实体存放方案（暂行）》、《档案馆校史档案征集办法》（档案〔2013〕14号）、《华侨大学出版物类档案管理实施细则》（档案〔2013〕15号）、《华侨大学科学研究类档案管理细则》（档案〔2013〕17号）、《华侨大学基本建设类档案管理细则》（档案〔2013〕18号）、《华侨大学档案馆各级各类岗位聘期任务（2012～2016年）》（档案〔2013〕19号）、《华侨大学仪器设备类档案管理细则》（档案〔2013〕20号）。

建立并完善兼职档案管理队伍。2013年3月，建立和完善了学校兼职档案员队伍，明确了各单位分管档案工作的领导的职责和各单位兼职档案员的职责，在全校63个立档单位中，共明确分管档案工作领导64人，建立了65人的兼职档案员队伍，为做好学校档案工作提供了组织保障和人员保障。

加强档案业务培训。2013年面向全校办公室系统和兼职档案员举办了两期档案业务培训，培训内容包括档案业务基本知识、《华侨大学档案管理办法》讲解、文书档案收集与归档、电子文件归档与管理、重大活动档案收集与整理、实物档案的收集整理、出版物档案的收集整理等。

调整两校区档案实体的存放。2013年将存放于泉州校区的科研档案、出版物档案、实物档案、馆藏早期财会档案转移至厦门校区保管和利用，部分照片档案由宣传部移交档案馆保存，将存放于校人事处人事档案室的学校已故人员档案和离职人员档案移交档案馆保存。重新定位与优化了两校区档案馆功能职责，调整后泉州校区档案实体主要存放综合文书档案（含党群、行政、外事、其他门类档案的综合部分）、教学档案（含招生大表）、泉州校区基建档案；厦门校区档案实体主要存放科研档案、出版物档案、早期财会档案、实物档案、重大活动档案、厦门校区基建档案、已故及离职人员档案、历史遗留学生档案。

改革档案实体收集管理体制，实行新的档案实体分类模式。按照教育部27号令《高等学校档案管理办法》的要求，改革档案实体分类管理模式，统一学校综合档案的实体分类、编号、排架、检索的标准和规范。根据国家档案局《高等学校档案实体分类法》，制定学校的档案实体分类办法，实行新的档案实体分类模式。将学校旧有的按“文书档案”和“科技档案”两个大类分类管理的模式改革为按“党群类”“行政类”“外事类”“教学工作类”“科学研究类”“基本建设类”“仪器设备类”“产品生产与科技开发类”“出版物类”“财会类”“声像类”“实物类”“重大活动类”“专题类”（含已故及离职人员档案、历史遗留学生档案）、“征集校史档案”“馆藏资料”十六个大类进行分类与管理，并根据学校档案工作的具体实际适当进行类目的扩展和限定，以适应学校档案工作的特点。档案实体管理的改革，使学校档案管理业务符合国家档案管理的规范要求，推进了档案管理规范化。

启动数字档案馆建设。2013年，完成了数字档案馆建设调研、选型方案论证、项目申请及招标采购，引进“方正博通数字档案馆管理平台V5.0系统”，数字档案馆建设项目正式启动。

【档案收集与整理】 档案馆对学校档案工作实行统一领导，分级管理。并负责对全校综合档案的收集与整理，包括党群类、行政类、外事类、教学工作类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版物类、声像类、实物类、重大活动类、专题类（已故及离职人员档案、历史遗留学生档案）、征集校史类、馆藏资料的十五个门类的档案资料由档案馆负责收集保管。对个别立卷及归档单位中利用频繁且具有一定独立性的档案，如会计档案、机要档案、人事档案、学生档案、华文学院档案等由相关部门实行二级管理。会计档案由财务处档案室管理；机要档案由党办校办机要科管理；人事档案由人事处人事档案室管理；学生档案由学生处学生档案室管理；华文学院档案由华文学院管理。学校档案实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位有一名负责人分管本单位的档案工作，各单位兼职档案员承担本单位档案的整理归档工作。进馆档案由档案馆进行整理、保管、利用、信息化和编研等工作。

2013年进馆档案统计表

【档案利用与服务】 加强档案文化建设。挖掘校史文化，加深华大师生对校情、校史的了解，让师生感受先辈们创业的艰辛，传承华大人的优良传统。2013年3月，正式启动“华大记忆”系列校史档案展览，首期举办“华大记忆之一——华侨大学创办初期老照片展”。9月22日，为配合校庆，分别在厦门校区和泉州校区举办“华大记忆之二——华侨大学复办及调整时期照片展”，取得了良好的效果。认真开展查借阅服务，2013年共接待查阅各类档案526人次、1942件次，并为各单位编志、编年鉴提供了大量的原始档案素材，保障了学校编纂《华侨大学志》和《华侨大学年鉴2012》工作的顺利进行。

【档案普法宣传】 开展档案法制宣传教育活动。贯彻落实国家“六五”普法规划和国务院侨办档案六五普法规划实施方案。3～6月，组织全校相关人员参加福建省档案局开展的“档案普法知识测试”活动，学校共60个单位174人参加并通过了档案普法测试。9月，以《中华人民共和国档案法》颁布实施26周年为契机，在全校组织开展《中华人民共和国档案法》知识普及测试问卷活动，向各单位兼职档案员发放知识普及测试试卷，组织作答，把贯彻实施《档案法》作为促进学校档案事业发展的重要举措。编印《档案普法宣传资料》三辑，发放给各单位分管档案工作的领导、兼职档案员以及办公室相关人员进行学习。把贯彻实施《档案法》作为促进学校档案事业发展的重要举措，不断提高学校档案事业法制化、规范化建设水平。

【数字档案馆建设】 2013年，档案馆启动了数字档案馆建设。9月27日，档案馆主持召开数字档案馆建设及选型方案专家评估论证会，就《华侨大学数字档案馆建设方案》《档案馆管理系统选型及预算方案》《档案馆服务器等硬件设备设施选型及预算方案》《档案数字化转换工程及预算方案》进行了充分的论证。会议原则上通过了《华侨大学数字档案馆建设方案》；同意《档案馆管理系统选型及预算方案》；硬件设备设施由信息处统筹并予满足，后端管理由信息处负责，档案馆负责前端管理，档案馆不再设置机房；出于安全性考虑，数据存储和服务器系统要建立异地镜像互为备份机制，充分利用两校区的有利条件，在泉州校区和厦门校区各建立一套完整的数据存储和服务器系统，实现异地备份。档案数字化转换按照先期委托加工、后期自主加工的原则，分步实施。12月5日，完成管理系统和数字化加工服务商招投标工作，确定采购方正博通数字档案管理平台（V5.0）并由方正国际软件有限公司进行档案数字化转换加工服务。数字档案馆建设工程的启动标志着学校档案管理自动化、现代化工作迈出了坚实的一步。

（档案馆供稿）