任何一笔跨国交易从开始到完成都离不开交易双方之间以商务书信方式进行的沟通。科技的发展让当前的商务沟通有了更多快捷和方便的沟通方式，但是，学会撰写书面的专业英文信函仍然十分必要。因为，在很多场合我们与自己的客户是无法进行面对面的沟通和合作的，因此，我们经常需要撰写大量的信函与自己的客户、供货商、银行、律师和媒体进行信息沟通或作为法律依据进行备案。现在，国际商务的主要语言仍然是英语，因此学习并掌握商务沟通的基本知识、英文商务信函写作的主要格式和结构就显得尤为重要。本章对英文商务信函知识的说明强调其可操作性，为加强学生的实践能力提供了一定的实例，可以帮助学生更快、更容易、更有效地掌握撰写商务信函的知识从而能与自己的客户进行更好的沟通。

一 英文书信的格式

英文书信的格式分为齐头式（Block Format，也翻译成平头式）和缩进式（Indented Style）。缩进式是英国常用的格式。齐头式又分为完全齐头式（Full Block Format）和改良齐头式（Modified Block Format）。

完全齐头式就是信函中的文字除了已印好的信头通常是居中设计之外，其他写信人要写的文字都是从左侧开始顶格写的，也就是从左边看，信函中的所有文字从上到下都是对齐的（如图7-1所示）。目前使用这种格式的人较多，是常用的书信格式。改良齐头式类似于完全齐头式，只是信函的日期和签名写在右侧的中间位置。缩进式的英文书信，其正文的每段文字的首行都要向右缩进4个英文字母，信函日期和发信人的地址写在右侧